我朋友说起她有一次急着去查询自己的车辆违章记录，在需要填写「发动机编号」的地方卡住了。朋友显然背不出「发动机编号」，而印有编号的「行驶证」又没有随身携带。最后她费了好大周折拿到证件，才能开始查询违章情况。
少数派（ID：sspaime），在后台回复「笔记」GET到更多笔记小技巧。
后来我发现，除了朋友「行驶证」上的「发动机编号」以外，还有不少「实体凭证」的信息也可能让人出现急用时抓狂的窘境，例如：
护照编号，身份证有效期（身份证号不少人都背出来了）毕业证/学位证编号（求职时用）礼品卡/会员卡编号公司抬头/税号/营业执照编号资格证书/特许经营牌照
一些有时很有用的「实体凭证」
接下来，我会根据自己几年来的实际经验，从以下三方面来介绍一下我对「实体凭证」管理的心得：
试着分析，为什么「实体凭证」的管理让人觉得麻烦介绍一下，我个人几年来的应对方法最后，引申出的一些额外的用法和想法▍为什么会这么麻烦？
个人觉得，这类「凭证」之所以让人觉得麻烦，其实还是一个「非数字化」带来的问题。事实上，总有一些卡片纸质印刷品或者手写资料或凭证，天生就不是「数字化」的。
值得注意的是，这类信息往往还有一些「诡异」的特征：
使用频率不高使用后，也不能产生巨大收益但使用不上的话，可能会产生大量的时间成本打个不是很确切的比方，我把这类信息称为「黑天鹅」信息。这里，借鉴「黑天鹅事件」的概念，指那些平时不太可能发生的低频事件，一旦发生却会造成巨大损失或影响。
《黑天鹅》讲述偶发但后果严重的事例
对于我那个想要急用「发动机编号」的朋友而言，她对这种「黑天鹅」就深有体会。
▍探索解决方法
我一开始就轻视了这个问题。我以为，只要将这些「实体证件」简单「数字化」就能搞定这件事了，根本不值得思考。
弯路1：拍照记录
我相信，不少人首先想到的方法是通过手机拍照，用照片记录下「实体证件」。
这个方法起初有相当高的优越性，因为保存信息的操作成本很低。但，最终我发现还是没法精确检索，只是存了几十上百张图片而已，临到用时还是找不到。
只是存了一堆图片
弯路2：手机备忘录
后来，我有意识的把后续的实体凭证照片记到了「备忘录」里。
「备忘录」里可以添加一些简单描述，如果有时间，我甚至会把一些证件编号写下来，记在备忘录的照片后面。这样下次复制粘贴编号也省事了。不过，有时忘记或懒得把图片里的字记录下来，事后就会比较麻烦。
「备忘录」大法
如果个人的轻量级应用，也许可以止步于「备忘录」管理了。不过，我这里还有更多的工作用的凭证。
我一直觉得「备忘录」应该是一个临时记录的地方，而不是长期堆砌证件的地方。凭证这类东西显然应该放在一个长期记忆的「外部大脑」上。所以，我采用了号称「第二大脑」的「印象笔记」，在其中开设几个笔记本专门管理这些内容。
▍我的凭证管理流程
下面是我对「实体凭证」管理的整个流程。
1.预设几个笔记本
由于我需要管理的「凭证」多到必须分类存放，因此我创建了多个笔记本，每个笔记本管理一大类凭证。
多个笔记本，管理多种「凭证」
我的分类的方式是按照凭证本身的类型。我并不认为有一套通用适合于每个人的分类方式。
如果没有那么多分类，我们可以只分两类「工作用凭证」和「个人用凭证」。再或者，就简单干脆的开设一个笔记本，叫作「所有凭证」，这也是我最早的分类状态。
随着时间的推移，我们会发现某些有共性的特征会显露出来，例如：如果存放的账单特别多，那么自然而然就可以开设一个「账单」的笔记本专门存放账单。这是一个根据实际存放放文件增加而「进化」的过程，不太需要在初期做出过度设计。
总之，简单就好，不用刻意为了分类而分类。我并不提倡为简单事情提供过度复杂的流程。
2.使用快速的记录入口
凭证的「录入」，也是本着尽量「简单不折腾」的原则。
拍照录入
多数情况下，我的凭证是通过拍照传入「印象笔记」的。运用「印象笔记」的快速Widget（小组件），我在自己的iPhone上，创建一个照相录入的入口。这是相册管理逻辑的一个翻版。
需要录入时，直接把手机屏幕滑倒Widget页，然后
点击照相入口，拍下的「凭证」选择「印象笔记」识别的图片类型（默认选「文档」，可以进行图内文字识别）最后，选择要保存的「笔记本」即可复制粘贴录入
一些工作场景下，一份凭证的照片或文字描述是别人发给我的。有时就不再需要「拍照」保存了。
相应的，我会添加一个「印象笔记·剪贴板」的Widget。这个Widdget会监视手机「剪贴板」，当我的手机上复制下一些图片或文字时，可以快速通过这个Widget保存剪贴板内容到「印象笔记」的笔记本中。
遗憾的是，目前这些剪贴板内容只能保存到「我的剪贴板」这个固定的笔记本中，需要事后定期整理到各个凭证分类的笔记本中。
其它快速录入的入口
有时收到邮件后，可以转发到印象笔记的私有邮箱，形成一份笔记。但和「复制粘贴」方法一样，这篇笔记也是固定在某个「默认笔记本」中，需要事后整理。
很久以前，我这样使用过，随着邮件使用频度降低，加之「复制粘贴」的便利，现在已经不再使用这个方法了。所以，邮件入口仅仅提供给经常需要使用电子邮件夹带「凭证」的朋友们，作为参考。
3.「临到用时」的查找
当前面的努力都完成后，「临到用时」就会变得无比轻松。
我只要打开「印象笔记」，在「搜索框上」直接键入要找的关键字，所需凭证信息就会立刻出现在眼前，哪怕是图片上的文字，也能找到（仅对氪金用户）。
在证件图片里检索到「发动机」字样
▍写在最后
「实体证件」的管理只是一个比较低调，但对需要的人而言，很实用甚至救命的场景。
除了「实体证件」，下面这些「虚拟凭证」可能更加适合直接运用「印象笔记」进行管理了。
软件的许可证/授权码可作为凭证/证据的电子邮件一些说明性的电子文档或截屏图片电子账单而运用「印象笔记」管理这些凭证和证件有三大好处：
可以检索图片上的文字（需要付费升级版）信息多平台云同步，Windows/Mac/iOS/Android上信息随手可得移动端支持Widget可以方便快速录入「凭证信息」上月，有幸受邀参加了「印象笔记」的6周年纪念活动，可喜的看到了「印象笔记」很多积极的变化。例如，上面提到的「剪贴板」保存到笔记的功能。
相信将来随着「印象笔记」的功能增强，「记录」的应用场景也会越来越广，不仅仅是写写日记/报告之类，而是把「实体和虚拟」的信息都转换为「数字化」的管理。
这样，我们就不再会因为「忘掉什么」或「找不到什么」而手忙脚乱了。
